Video Webinar: Gestión de Activos de TI y la nueva versión de ITIL 4

Seminario en Vivo donde tratamos de mano de los expertos, cómo las Prácticas de Activos de TI…

Comenzar con preguntas puede resultar de utilidad para enriquecer el tema de la Gestión de Activos y un principio muy básico en administración es que lo que no se mide no se puede mejorar y aplica para este tema al preguntarnos ¿Cómo podemos medir lo que NO podemos ubicar?

Las mejores prácticas de TI, en especial ITIL 4 dan un lugar preponderante a la Gestión de Activos en la que se incluyen elementos como: inventarios y controles, aunque sean de manera incipiente o formal.

Las buenas prácticas de ITIL 4 se enfocan hacia un Sistema de Valor alineado al negocio a través de principios guías y prácticas que a su vez tienen actividades, es decir en la versión ITIL V3 2011 la Gestión de Activos se incluía en el apartado de Gestión de configuraciones, ahora en ITIL 4 se orienta con base en los principios guía y se crean flujos de valor, ya no solo en procesos lineales y esto es lo más reciente en ITIL.

El propósito de la práctica de Gestión de Activos consiste en gestionar el Ciclo de Vida de los activos de TI para ayudar a la organización a no solamente tener un inventario de éstos, sino que los activos deben:

• Maximizar el valor, es decir que estos activos funcionan, sirven.
• Controlar el gasto, es decir que no se generen gastos de más.
• Gestionar el riesgo, es decir tener o no tener una Gestión de Activos genera un riesgo, el negocio deberá identificar el apetito de riesgo y encontrar un balance.
• Soportar la toma de decisiones, es decir que, a través de las buenas prácticas, se facilite la toma de las decisiones, sea de adquisición o de reemplazo de activos.
• Cumplir con los requerimientos contractuales y normativos de la organización.

Al desarrollar un efectivo programa de Gestión de Activos debe considerar que va a:

• Soportar de manera directa o indirecta a la estrategia y los objetivos de la organización, si no se tiene claridad del objetivo no se logran resultados efectivos en la gestión, es decir es muy importante estar alineados al negocio.
• Dar cumplimiento a los requerimientos legales, contractuales y normativos de la organización.
• Incluirse la Gestión de Activos en la parte del Plan de Gestión de Servicios de TI.

De tal manera que el valor de un Sistema de Gestión de Activos, favorecerá en los siguientes ámbitos:

• Financiero (mejor utilización de los recursos)
• Legal (respuesta a los requerimientos legales)
• Seguridad y Riesgos (control crítico de seguridad como un ciberataque)

Se recomienda familiarizarse con los conceptos que se consideran en la Gestión de Activos:

Activos TI, Hardware, Portafolio de activos de TI Aplicación, Software, Gestión de Hardware, Gestión de Software, Gestión de TI.

Por otra parte, es importante identificar los tipos básicos de Activos de TI, tales como:

• Lado del cliente
• Móviles de TI
• Infraestructura
• Software y App comprados, Middleware y Sistemas
• Apps desarrolladas internamente
• Appliances
• Servicios alojados en la nube y externos
• Internet de las Cosas (IoT)

Se debe tener una gestión documentada (puede ser digital) como parte del ciclo de vida de los activos tales como:

• Adquisición de los activos
• Ciclo de vida de los activos actualizado
• Retiro y eliminación

Contar con estas prácticas hace más efectivo el ciclo de vida de los activos y su gestión, esto porque el hecho de que no se vean los activos, no significa que no están o no existen y esta gestión documental de los activos facilitará conocer desde el inicio y hasta que es retirado o eliminado ese activo.

Para contar con una gestión de activos se deben tener en cuenta los siguientes elementos como parte de la gestión:

• Etiquetado de los activos de Hardware, para su clara identificación.
• Protección de activos de Software, esto frente a copias ilícitas.
• Asignación de los activos en la nube a grupos o productos concreto, esto para gestionar costos.
• Asignación de los activos del cliente a una persona para que sea el responsable de su atención.

De tal manera, que definir actividades como registrar, mantener el registro de activos actualizado, instalaciones de mantenimiento y medios relacionados mantiene el control del ciclo de vida de los activos, así como el apoyarse de otras buenas prácticas.  El beneficio debe ser estar en capacidad de proporcionar soporte, informes y datos históricos.

El tema de que los activos se puedan someter a auditoría, así como los elementos relacionados, atender y fomentar las mejoras correctivas y preventivas también le aporta valor a la Gestión de Activos.

En ITIL 4 se establece y se promueve que los principios guías y prácticas que generan una cadena de valor se constituya de iteraciones, control y trazabilidad en la Gestión de Activos, con un enfoque sistémico que involucra todo el conocimiento de ITIL 4.

Es importante mencionar que la Gestión de la Configuración está relacionada con la Gestión de Activos y debe estar alineada a la CMS.

Existen un buen número de habilitadores tecnológicos, que son herramientas que automatizan los inventarios, facilitan la Gestión de Activos y/o la Gestión de servicios, tales como: repositorios, búsqueda específica y otros, todas contribuyen a la co-creación del valor que es uno de los conceptos base de ITIL 4.

Para una Gestión de Activos efectiva es importante considerar los siguientes factores de éxito:

• Definir y garantizar la correcta aplicación de políticas relacionadas a la Gestión de Activos.
• Definir la correcta amplitud y profundidad del control de activos.
• Contar con procesos/herramientas para realizar inventario de activos precisos.
• Contar con una nomenclatura estándar.
• Contar con un proceso de Gestión de Cambios que sea efectivo y contribuya al control de la información de los inventarios.
• Contar con procesos de conciliación, mantenimiento y renovación de los inventarios.
• Contar con KPIs relacionados a la Gestión de Activos.